RFI/RFP-Prozess

Dabei geht es darum zunächst von sehr vielen theoretisch geeigneten Lieferanten wenige Schlüsselinformationen zu erhalten - das erfolgt über den RFI (Request for Information, Lieferantenauskunft) - und danach von wenigen interessierten, qualifizierten Lieferanten sehr detaillierte Informationen zu erhalten - das erfolgt über den RFP (Request for Proposal, Angebotsanfrage).

Der RFI/RFP-Prozess gehört zum Basisrepertoire jedes Einkäufers. Dennoch zeigt die Praxis, dass trotz häufiger Anwendung und vielfältiger Erfahrung der Einkäufer, Optimierungspotential vorhanden ist.

Der RFI sollte möglichst kurz und einfach gehalten sein und hat typischerweise drei Teile.

Ein Anschreiben, um das eigene Unternehmen vorzustellen und Interesse beim Lieferanten zu wecken
Einen allgemeinen Teil, der typischerweise für alle RFIs gleich ist, in dem ganz wenige Schlüsselinformationen wie Umsatz, Anzahl der Mitarbeiter und Referenzkunden abgefragt werden
Einen beschaffungsgruppenspezifischen Teil, in dem mit einigen wenigen Fragen abgeprüft werden kann, ob dieser Lieferant die technischen Voraussetzungen erfüllt und Interesse am Erhalt eines RFP hat

Hauptziel beim RFI ist es, eine möglichst hohe Rücklaufquote zu erhalten. Der RFI sollte daher so gestaltet sein, dass ein Mitarbeiter des Lieferanten ihn innerhalb weniger Minuten ausfüllen kann. Deshalb sollten auch möglichst viele Fragen nur zum Ankreuzen sein. Ein häufig zu beobachtender Fehler bei der Gestaltung von RFIs sind lange, sich über viele Seiten erstreckende Fragen, die teilweise schon den Charakter eines kaufmännischen oder technischen Audits annehmen.

Dieser RFI wird dann an eine möglichst umfassende Liste potenzieller Lieferanten, die die anzufragenden Produkte gegebenenfalls anbieten könnten, versandt. Zur Erstellung dieser Liste sollen möglichst vielfältige Quellen genutzt werden, z.B. Datenbanken, Internet-Recherche, intern bekannte Lieferanten. Früher wurden RFIs manuell per Fax versandt. Heute gibt es dazu elegantere Möglichkeiten wie E-Mail oder professionelle Fax-Dienstleister.

Der versendete RFI hat im Wesentlichen zwei Funktionen. Zum einen werden von den Lieferanten einige relevante Basisinformationen bzgl. Produktspektrum, Fähigkeiten, Kundenreferenzen, sowie Technologien eingeholt. Auf Grundlage dieser Informationen können diejenigen Lieferanten ausgesucht werden, die tatsächlich im nächsten Schritt eine Angebotsanfrage erhalten. Zum anderen hat ein RFI eine Kommunikationsfunktion. Durch die Versendung des RFI an eine hohe Anzahl von Lieferanten wird auf breiter Basis die Suche nach neuen Lieferanten kommuniziert. Dies hat den Effekt, dass der Wettbewerb bereits in einer frühen Phase des gesamten Ausschreibungsprozesses wachgerüttelt wird. Insbesondere gegenüber den bestehenden Lieferanten kann sich die kurzfristige Verhandlungsposition dadurch verbessern.

Auf Grundlage der RFI-Rückläufe selektiert man diejenigen Lieferanten, die im nächsten Schritt eine Angebotsanfrage inklusive der notwendigen technischen Daten erhalten sollen. Auch bei der Erstellung des RFP sollte man damit beim Lieferanten Ressourcen bindet. Lieferanten haben nicht unbegrenzt viele Ingenieure und Kalkulatoren und müssen deren Einsatz priorisieren. Daher gilt als oberste Maxime, den RFP so lieferantenfreundlich wie möglich zu gestalten.

Ein wichtiger Baustein des RFPs ist ein übersichtliches Angebotsblatt, auf dem die angefragten Teile aufgelistet werden, und der Lieferant seine Preise einträgt. Wichtig hierbei ist es, klar zu definieren, welche Preisstufe man abfragt, d.h. also unter welchen Transportbedingungen (z.B. Ex Works, DDP), mit oder ohne Werkzeugkosten etc. Das Angebotsblatt sollte verständlich und übersichtlich aufbereitet sein und auch intern eine einfache und systematische Auswertung ermöglichen.
Zum Angebotsblatt sollten alle notwendigen technischen Informationen beigelegt werden. Dazu zählen pro Teilenummer Zeichnungen, Lastenhefte oder Datenblätter, sowie generelle gültige technische Normen. Wichtig ist es, dass der Lieferant klar erkennt, welche technischen Informationen zu welchen Teilen gehören. Im Idealfall haben die Dateien der technischen Zeichnungen die gleiche Bezeichnung wie die jeweils angefragten Teile. Unübersichtliche Anfragen sind einer der häufigsten Ursachen, weswegen der Lieferant die Angebotserstellung aufgibt und sich lieber einer anderen Anfrage widmet.

Nicht vergessen werden darf auch ein Feedback an die teilnehmenden Lieferanten. Zum einen muss sichergestellt werden, dass der Lieferant bei Eingang des Angebots möglichst zeitnah ein Feedback erhält, wie sein Angebot im Vergleich zu den anderen Anbietern bzw. zu den bestehenden Lieferanten liegt. Dadurch hat der anbietende Lieferant die Möglichkeit sein Angebot noch in dieser Phase nachzubessern. Zum anderen muss sichergestellt werden, dass der Lieferant alle Anforderungen richtig verstanden hat.

Schließlich muss das Feedback am Ende auch diejenigen Lieferanten berücksichtigen, die nicht zu Verhandlungen eingeladen werden. Die Praxis zeigt, dass das Feedback gegenüber nicht berücksichtigten Lieferanten häufig unzureichend ausgeführt wird. Die Erstellung von Angeboten ist mit einem hohen Aufwand bei den Lieferanten verbunden. Um sicherzustellen, dass sie auch in Zukunft wieder anbieten, und dann vielleicht mit einem erfolgreichen Angebot, muss auch diesen Lieferanten ein Feedback gegeben werden, warum es diesmal leider nicht geklappt hat.

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